Sist oppdatert 15. april 2023
1 Introduksjon
Den ansvarlige for hvert arrangement (i det følgende kalt Rittleder) plikter i god tid før rittet sette seg inn i denne instruksen samt Regler for sykkelkarusellen (i det følgende kalt Regler). I Regler framkommer også web-adresser for karusellen og resultatportal. Rittleder skal bringe nødvendig informasjon videre til alle medarrangører. Utvalget skal oppdatere denne arrangørinstruksen foran hver sesong.
2 Arrangørinformasjon
Fullstendig arrangørinformasjon på resultatportalen er tilgjengelig gjennom eget brukernavn og passord for arrangøren til hvert ritt. Utvalget sender informasjon om dette til Rittleder for hvert ritt. Hvert rittarrangement har en spesiell ansvarlig i utvalget som skal følge opp dette rittet og gi råd og hjelp til Rittleder.
2.1 Rittarrangørens ansvar
§9 i forskrift for sykkelritt på veg (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-06-17-699) sier følgende om rittarrangørens ansvar:
Rittarrangøren skal i god tid og senest to uker før arrangementet bekjentgjøre arrangementet og eventuelle trafikale konsekvenser for eiendomsbesittere og andre særskilt berørte av arrangementet.
Rittarrangøren er ansvarlig for hele arrangementet. Dette innebærer blant annet at rittarrangøren:
a) har ansvar for trafikksikkerheten
b) skal informere deltakere og vakter om vilkårene for sykkelrittet
c) er ansvarlig for at utstyr som brukes under rittet er trafikksikkert
d) i forkant av hvert sykkelritt skal ha gjennomgått med alle vaktene deres oppgaver for rittet
e) er ansvarlig for de private vaktene
f) har ansvar for at vaktene er egnet
2.2 Smittevern COVID-19
For sesongen 2023 er det ikke særskilte regler utover det som gjelder eller i samfunnet.
3 Forberedelse til rittet.
3.1 Arrangørutstyr, medarrangører.
I god tid før rittet må Rittleder sørge for å få tak i arrangørutstyret fra arrangør for det forrige rittet. Arrangørkofferten inneholder bl.a. en arrangørperm med nødvendige skjema og oversikt over alt arrangørutstyr. Sjekk om alt er tilstede og varsle utvalget dersom noe mangler.
Sørg for ha tilstrekkelig medarrangører for påmelding, start, vakthold, tidtaking og innsamling av startnumre. Antall nødvendige personer avhenger av både type ritt og løype. For nødvendig mannskap til påmelding, se pkt. 4.4 Påmelding, for mannskap til innkomst, se pkt. 4.7 Innkomsten. Alle veikryss der syklister er pålagt vikeplikt, samt andre farlige kryss, må ha vakthold. Er det et vendepunkt i løypa, skal det være minst en vakt.
3.2 Hente ut arrangørdata fra nettportalen.
Pkt 3.2 med underpunkter faller bort fra og med 2020 pga egenregistrering. Rittansvarlig i utvalget lager startliste som du får tilsendt på epost. Har du ikke fått denne, så hent ut liste fra forhåndspåmeldingene, som er åpen frem til kl 12 ritt-dagen.
3.2.1 Liste: Forhåndsbetalte
Arrangørpermen skal inneholde liste over alle som har forhåndsbetalt serien (utvalget sørger for oppdatering av denne lista). Forhåndsbetalende skal ikke betale ved uthenting av startnummer. De som betaler for enkeltritt blir sjekket mot Vipps-utskrift i løpet av fredag samme uke.
3.2.2 Liste: Forhåndspåmelding
For sesongen 2023 viderefører vi ordningen med at alle kan forhåndspåmelde seg mellom klokken 18:00 på søndagen før ritt og fram til klokken 12:00 på rittdagen. De som er registrert betalt for hele sesongen kan melde seg på fra klokken 12:00 på søndagen før rittdagen. Vi ønsker primært at så mange som mulig forhåndspåmelder seg. Dette gjør jobben til arrangører enklere. Etteranmelding ved start er og mulig. Deltakere må da fyll ut startkort som beskrevet under punk 4.5
Rittleder får en oversikt over hvem som har forhåndspåmeldt seg og hvilken startrekkefølge de har reservert av rittansvarlig i utvalget. Forhåndspåmelding til rittet skjer innenfor et tidsvindu relativt til rittets starttidspunkt. Rittleder kan ikke hente ut listen over forhåndspåmeldte før etter at tidsvinduet er lukket, som er kl. 12:00 rittdagen. Like etter dette tidspunkt vil nettportalen sende ut epost til Rittleder med beskrivelse om hvordan skrive ut listen fra nettsidene. Ingen andre former for reservering av startnummer er tillatt.
4 Arrangering av rittet
4.1 Vakter
Det er fra og med 2018 kommet nye krav til kursing av vakter. Navn på alle stasjonære vakter må innmeldes senest klokka 10 siste virkedag før rittstart (dvs klokka 10 på mandag hvis rittet går tirsdag). Antallet vakter og krav til kursing vil variere mellom de forskjellige rittene. Rittansvarlig fra utvalget vil informere rittleder om dette, og være ansvarlig for innrapportering av vaktliste.
Vaktliste med rittleder (telefonnummer) og stasjonære vakter skal sendes til utvalgets ansvarlige for det enkelte ritt senest mandag kl. 08.00 dagen før ritt. Utvalgsansvarlig videresender så til firmapost@vegvesen.no senest kl. 10 dagen før ritt.
4.2 Frammøte
Rittleder og påmeldere må møte på startstedet mer enn 1 time før rittstart og ta imot på meldinger fra 1 time før første start. Påmeldinger mottas normalt fram til 15 min før første start, men ved stor deltakelse må arrangøren være fleksibel og ha mannskap til å ta imot påmeldinger også etter rittstart.
Start/målområdet må merkes for sikre trafikksikkerheten. Hold start- og målområdet ryddig under hele rittet, slik at faren for at uheldige trafikksituasjoner oppstår blir minimal. Sørg for at deltakerne ikke oppholder seg unødig i startområdet, og at de forlater målområdet etter hvert som de blir registrert i mål.
4.3 Løype
Gjør deg kjent med løypa, helst ved å sykle eller kjøre igjennom løypa noen dager på forhånd for å forvisse seg om dens tilstand. Vær spesielt oppmerksom på steder som krever vakthold eller merking (kryss, skarpe svinger, graving, hull i veien og lignende). Start- og målområdet merkes med plakaten «Bedriftsritt på sykkel. Vis hensyn». I tillegg kan man benytte kjegler som ekstra markering. Det må merkes ved sving i kryss. Vendepunkt skal også merkes med kjegle i vegbanen.
4.4 Førstehjelp
Sykkelutvalget har bestilt sanitetstjeneste. Sanitetsmannskapet møter kl. 18:00 og arrangøren må i god tid før rittstart inngå avtale med sanitetstjenesten (informasjon om løype, utveksling av telefonnumre). I puljestartritt kjører normalt sanitetsbilen bak siste rytter, i andre ritt kan de være plassert et sted i løypa.
4.5 Påmelding og utdeling av startnummer
Det er praktisk å ta påmelding fra bilvinduet. I ritt med mange deltakere (før sommeren) må man være to personer, en som tar imot forhåndspåmeldte og en trimmere. Hver side på bilen kan brukes til dette, og må da merkes med oppslag (ligger i arrangørkofferten). Startnummer for inneværende år er ikke knyttet til startpulje eller starttidspunkt, men en visualisering for øvrige trafikanter om at syklister er med på sykkelritt. Forhåndsbetalende får utdelt et startnummer som de selv tar med til hvert ritt, mens engangsbetalende får et vilkårlig startnummer som skal innleveres etter målgang. Utleverte nummer må kvitteres ut og inn.
Arrangørkofferten med startkort, penner, ID-lister og ekstra sikringsnåler plasseres f.eks. i bakrommet på bilen eller bak bilen. I terrengsykkelritt kan blå startkort gjemmes bort, da disse ikke skal benyttes.
I arrangørkofferten er det et oppslag for hver type ritt som angir starttider og presiserer viktige regler. Sett opp oppslaget som høver for ditt ritt. Dette er spesielt viktig i puljeritt, da spesielt nye deltakere må orienteres slik at de finner plass i en høvelig pulje. Det er et spesielt oppslag for hvert av terrengrittene.
Det er viktig å ha en annen person enn påmeldere (gjerne Rittleder) som kan ta seg av spørsmål fra deltakerne, slik at ikke påmelderne blir heftet. Denne kan også ha kontakt med og gi instrukser til vaktmannskap og saniteten etter hvert som de kommer, og gjøre klart området til og informere om start.
Etteranmeldte må følge rutiner for utfylling av påmeldingskort. Deltager fyller ut et av tre påmeldingskort (beskrevet i Regler) før denne henvender seg til påmelder. Påmelder tar imot startkort, kontrollerer at nødvendig informasjon er riktig og tydelig utfylt:
- ID-nummer skal være påført med mindre det gjelder nye deltagere. Tidligere deltagere kan finne ID-nummeret sitt i ID-lista.
- Nye deltagere skal bruke grønt startkort. Sjekk at navn er tydelig skrevet og at fødselsdato og kjønn er med.
- Noter startnummeret for hver deltager nederst i høyre hjørne.
- Det oppfordres til at deltakerne benytter Vipps til betaling. Informasjonsark for betaling med Vipps finnes i arrangørkofferten (betales til «Bedriftssykling (#135046)»).
Det maksimale antall ryttere i konkurranseklasser er 200, eventuelt flere ryttere henvises til trimklasse.
4.6 Detaljer om de ulike typer ritt
4.6.1 Puljestart
Hver pulje har maksimalt 15 ryttere. Pulje 1 og 2 er for svært raske syklister, pulje 3 og 4 for raske syklister og pulje 5 for roligere, se Regler. Arrangøren må ved påmelding orientere deltakerne om dette.
For de to siste puljene kan det i enkelte tilfeller våre aktuelt å flytte deltagere mellom disse for å unngå at siste pulje blir under seks deltakere.
Startansvarlige sjekker at alle ryttere starter i den puljen de er påmeldt i ved navneopprop før start av hver pulje.
4.6.2 Terrengsykkel/pulje
Arrangør bruker startliste for å holde orden på startende.
4.6.3 Tempo
Arrangør bruker startliste for å holde orden på startende.
4.6.4 Partempo
Arrangør bruker startliste for å holde orden på startende.
4.6.5 Lagtempo
Arrangør bruker startliste for å holde orden på startende.
4.7 Starten
Før start skal deltakerne informeres om eventuelle pålegg fra politi, vegmyndigheter og utvalget, samt at trafikkreglene og anvisninger fra vakter skal følges. Deltakerne må også advares mot eventuelle spesielle forhold i løypa (dårlig veidekke, veiarbeid ol.). Gi også advarsel om at rytter diskvalifiseres hvis trafikkregler eller rittregler ikke følges. Første start skal være kl. 18:30. Klokka startes (=00:00) når første start går. Startintervallene mellom hver rytter eller hver pulje er gitt i tabell 1 i Regler. Intervallene må overholdes.
4.8 Innkomsten
Arrangør står ved målområde for å synliggjøre for ryttere at tidtaking er slutt. Arrangør sørger for å samle inn startnummer fra engangsbetalende deltagere.
5 Etter rittet
Arrangøren skal forvisse seg om at alle har kommet i mål før man pakker sammen og forlater området. Kontroller om alle har levert inn startnummeret sitt etter rittet.
5.1 Registrering av resultater
Rittleder eller den han delegerer til formidler etteranmeldte til utvalgets ansvarlige som står for vasking av lister fra Strava mot startliste og sørger for publisering av resultater.
Husk å registrere også arrangører og trimmere. Oversikt over disse sendes utvalgets rittansvarlig.
5.2 Rapportskjema og pengeoppgjør
Vi ønsker at all betaling skjer til Vipps nr: «Bedriftssykling (#135046)» . Vi får da rapport om hvem som har betalt for rittet. Vi trenger ikke å fylle ut rapportskjema i excel og overføre til konto som var praksisen i tidligere år. Hvis det ikke er mulig å bruke vipps, så ta kontkat med utvalget.
5.3 Arrangørutstyr
Etter rittet skal arrangørkofferten ryddes og alt innhold sjekkes. Kvitter i arrangørpermen på eget ark, og marker her om mangler eller feil i utstyret. Startnumrene må tørkes og om nødvendig vaskes, og ordnes i stigende nummerrekkefølge (start nr. 1 skal ligge øverst i bunken), slik at de er klar til neste ritt. Oppdages flere startnumre som ikke er levert inn (flere enn notert på innlevert innkomstskjema), send beskjed til utvalget: sykkel@prosjekt.org. Rittleder bør anstrenge seg for kontakte deltakere som ikke har levert startnummeret, og avtale hvordan dette kan leveres til neste arrangør (startnummer må leveres seinest innen neste ritt).
Det er Rittleders ansvar bringe utstyret til neste arrangør. Ta derfor kontakt med ansvarlig for neste ritt for å minne denne om arrangementet, og avtal tid og sted for levere utstyr. Har du arrangert siste ritt i karusellen, ta kontakt med utvalget for levering.
5.4 Evaluering
Etter rittet gå igjennom med vakter og stab på punkter til forbedringer, ris/ros og eventuelle hendelser under rittet, bruk sjekkliste etter ritt vedlagt vaktinstruks. Meldes tilbake til Sykkel@prosjekt.org
Sykkelutvalget takker arrangøren for innsatsen!